Kutte kostnader i offentlig IKT

Tuesday, 26. October 2010

I USA har nylig “the Technology CEO Council” gitt ut en rapport med tittelen “One Trillion Reasons” om hvordan USA kan spare 1000 mrd dollar over 10 år på IKT innsparinger i det offentlige. Det tilsvarer ca det dobbelte av det norske oljefondet. Michael Dell mener rapporten inneholder enkle, testede metoder som samtidig gir økt produktivitet.

Rapporten nevner blandt andre ting sentralisering av servere, virtualisering og samordning av offentlig programvare (f.eks. lønnsystemer o.l.).

Da kan man jo spørre seg: Kan vi i Norge gjøre det også? Mine erfaringer med det offentlige gir et klart “tja“.

La meg forklare nærmere hva jeg mener. Ja, klart kan vi spare mye i IKT kostnader på å gjøre slike innsparinger. Alle de syv punktene nevnt i rapporten kan gjennomføres til en viss grad i norsk offentlig sektor. Men man kan ikke bare hoppe i det sånn uten videre å satse på at det går bra.

Advarsler basert på erfaring

Forarbeid koster, så gjør det riktig

Forprosjekter er en skummel sak. Her kan man gjøre alle tenkelige feil. For mye, for lite, feil fokus, for lite testing, feil testing, osv. osv. Et godt forprosjekt er begrenset til et spesifikt område som skal testes. Man må ha veldig klare rammer for hva prosjektet dekker. Man må ha et klart definert mål. Begrensningene er viktige for at prosjektet ikke skal pågå til evig tid og spore helt av.

I testfasen er det viktig at man tester i et system som ligner mest mulig på produksjonsmiljøet. Gjerne en hel virtuell kopi av produksjonsmiljøet om mulig. Man bør også teste flere muligheter, slik at man ser hva som fungerer best i praksis. Sluttbrukere bør inn tidlig for å gi tilbakemeldinger på fordeler og mangler.

Jeg kunne egentlig skrevet om dette i timesvis, men jeg skal begrense meg til dette. Dere forstår tegninga. En god prosjektleder er helt nødvendig i så store og viktige prosjekter som det er snakk om her.

Ha fokus på sluttbrukeren

Alt for mange ganger forsøker man å gjøre endringer og/eller innsparinger uten å tenke på sluttbrukeren. Når alt kommer til alt så er IKT et verktøy for sluttbrukeren, og man må derfor aldre miste fokus fra dette. Man skal ikke skifte programvare fordi man får en fancy ny funksjon man aldri kommer til å bruke, og man oppgraderer ikke grensesnittet for å gjøre det mer fancy. Dette er også en egen bloggpost som jeg kommer til å skrive, så jeg lar det være med dette.

Sentralisering skaper sårbarhet

Dette har jeg i min relativt korte karriere sett flere ganger allerede. Man sentraliserer for å spare penger, men sluttresultatet er at sluttbrukeren får flere og oftere problemer. Da hjelper det ikke at det er færre servere å administrere for IKT avdelingen når det er arbeidet sluttbrukeren gjør som faktisk teller for organisasjonen. Når penn og papir er mer effektivt enn digital arkivering så er det noe galt.

Derfor er det viktig at man har gode feilsøkingsrutiner, kort responstid og ekstremt god redundans. Ett sentralisert system for flere tusen brukere må være nede svært skjeldent, og må da opp igjen på få minutter. Her er rutiner og kort vei fra sluttbruker til driftsteamet svært viktig.

Mine erfaringer og tanker om hva som virker best

Virtualiser først, sentralisere senere

Å virtualisere servere er ikke det vanskeligste i verden. Mange har kompetanse på dette, og relativt lite kan gå galt. Og hvis det skulle gjøre det, så kan man alltid rulle tilbake til den fysiske serveren på kort tid. På denne måten kan man ta den tiden man trenger helt til så mye som mulig er virtualisert. Først da bør man tenke på å sentralisere. Siden virtuelle servere er enkle å flytte betyr det da også at man enkelt kan rulle tilbake hvis det skulle oppstå uforutsette problemer. Og det bringer meg til neste punkt:

Det er ingen skam å snu

Hvis et system eller et prosjekt ikke fungerer som det skal, ikke vær redd for å snu. Det er alt for mange prosjekter som har kjørt firma konkurs fordi det har blitt prestisjeprosjekter i ledelsen når det burde vært kastet ut for lenge siden. Dette gjelder også i det offentlige. Nye systemer blir dyttet inn i drift selv om alle varsellamper blinker og hyler, og først når brukerne står med høygaffler utenfor døra velger man å snu. Da er det gjerne så sent at snuopperasjonen koster like mye som prosjektet gjorde i seg selv.

Et mye bedre alternativt er å stoppe eller snu i tide, finne ut hva som gikk galt og hvorfor, og finne en løsning. Kanskje er løsningen å bytte leverandør, kanskje er løsningen å beholde den gamle løsningen. Det viktigste er at man ikke dytter inn noe nytt bare fordi man har sagt at man skal gjøre det. Da får man heller ta på seg skylda for en fiasko og gi beskjeden om at prosjektet er utsatt og hvorfor.

Ha fokus på sluttbruker

Ja, jeg har sagt det før, men det kan ikke sies for ofte. IKT er ett verktøy for sluttbrukerne som gjør de egentlige oppgavene til organisasjonen. Derfor må man ha fokus på hva de har behov for, og hvordan man kan hjelpe de å få gjort jobben sin best mulig.

Disclaimer
Ikke alt som er nevnt her er erfaringer fra noen av mine arbeidsgivere. Mye er informasjon som jeg har lest og studert fra andre organisasjoner og bedrifter, og noe er fiktive situasjoner.